Las reuniones de equipo son fundamentales en cualquier entorno laboral, pero esto cobra una importancia especial cuando hablamos del ámbito de la Salud Mental. Lamentablemente, muchas de estas reuniones no cumplen su propósito y terminan siendo más bien una pérdida de tiempo. En este artículo quiero reflexionar sobre cómo debería ser una buena reunión de equipo y compartir algunas ideas para hacer de estos encuentros un espacio productivo y enriquecedor. De su buen o mal funcionamiento dependen muchas otras cuestiones vitales para que el profesional pueda desempeñar su trabajo lo mejor posible. También es un buen indicador del estado de salud general del equipo.
La realidad de las reuniones de equipo en Salud Mental
He tenido la oportunidad de trabajar en numerosas unidades y regiones, también como coordinador, y he visto una gran diversidad de estilos de reuniones. Desde aquellas en las que un coordinador monopoliza la palabra y el resto solo escucha, hasta las que parecen ser simples «pases de guardia» sin posibilidad de debate ni análisis, pasando por una mera lectura de las interconsultas (derivaciones desde Atención Primaria o Atención Especializada) donde se deciden su aprobación o devolución justificada. En muchas de estas reuniones la actitud predominante de los asistentes es defensiva, intentando participar lo menos posible.
Lo cierto es que la mayoría de las reuniones que he visto no son ni técnica ni personalmente satisfactorias. Son improductivas, generan frustración, y no aportan al bienestar del equipo ni a la calidad de la atención a los pacientes. Pero esto no tiene por qué ser así. Con algunos cambios, es posible convertir estos espacios en momentos realmente útiles para la mejora continua del equipo.
¿Cómo debería ser una buena reunión de equipo?
A continuación, comparto algunas ideas clave sobre cómo deberían estructurarse las reuniones de equipo para que cumplan con su objetivo. Aunque el papel del coordinador es fundamental, también es responsabilidad de todos los miembros del equipo (especialmente de los más experimentados) velar por que estas características se respeten.
1. Las reuniones de equipo no son un espacio social
Es importante aclarar que, aunque la cohesión del equipo es esencial, las reuniones de equipo no deben ser el momento para fomentar la socialización. Estos encuentros tienen una función muy específica y deben ser tratados como tal.
2. El rol del facultativo: más que un terapeuta, un gestor de casos
Un facultativo en Salud Mental es también un gestor de casos, y esto implica conocer los distintos recursos comunitarios, las funciones de los compañeros y tener habilidades básicas de gestión del tiempo y coordinación. Las reuniones son el momento idóneo para revisar los procedimientos del equipo, optimizar las derivaciones y establecer responsables para nuevas tareas.
3. Espacio para casos complejos
Es preferible tratar los casos complejos directamente en otros espacios, pero en el caso de querer comentarlo en este tipo de reuniones es importante seleccionar aquellos casos que puedan aportar aprendizaje colectivo y ayudar al equipo a tomar decisiones mejor informadas en el futuro. Debemos evitar caer en afirmaciones simplistas y dedicar el tiempo necesario a discutir de manera profunda los aspectos que requieren atención. Si, por ejemplo, se quiere debatir y profundizar en el nivel psicopatológico se procederá con una mínima exposición, apoyada en literatura o notas propias del terapeuta referente, de lo contrario se está optando por una hipersimplificación que no beneficia ni a los pacientes ni a los mismos profesionales.
La mayoría de los casos complejos deben tratarse en coordinaciones explícitas, y para hacerlo factible, las estructuras de las distintas agendas deben permitir esos espacios. Especialmente en Consultas Externas (nivel ambulatorio) se cree ser más eficiente por atender más, cuando lo que acaba provocando es el enquistamiento de centeneras de caso con años de seguimiento.
4. Integración de nuevos miembros del equipo
Muchas veces, los nuevos miembros del equipo se encuentran en una situación complicada, teniendo que "buscarse la vida" para entender los procedimientos y adaptarse al ritmo de trabajo. Las reuniones de equipo deberían ser también un espacio para integrar y apoyar a estos nuevos compañeros, facilitándoles la comprensión de las dinámicas internas y las tareas a desempeñar. El fenómeno es tan generalizado que esta cuestión aplica a miembros que llevan tiempo en el equipo, y que desconocen procedimientos que tardarían en enseñarse unos minutos.
5. Evitar hablar de detalles innecesarios de casos particulares
Otra cuestión importante es evitar discutir detalles personales de casos cuando no es relevante para todos los asistentes. Diez personas escuchando sobre problemas sociales gravísimos que no tienen relación directa con su trabajo lleva, inevitablemente, a comentarios fuera de lugar y no contribuye al propósito técnico o procedimental de la reunión.
6. No puede convertirse en una mera reunión informativa
Es muy habitual que este espacio acabe degenerando una especie de nota informativa venezolana en el que se trasladan acciones que emprenderá la empresa (pública o privada) y medidas clínicas que se han decidido sin consultar a los que viven en primera persona la realidad asistencial. Si te ves inmerso en reuniones verticales de este tipo, es saludable sentir hastío, frustración e ira. Un correo electrónico habría sido más que suficiente.
¿Cómo lograr que una reunión sea productiva?
Para garantizar que una reunión sea efectiva, es necesario tener un orden del día claro, que defina los puntos a tratar, y también tomar actas donde se reflejen las tareas asignadas, los responsables y los temas discutidos. Un moderador puede ser de gran ayuda para mantener el foco y evitar perder tiempo en cuestiones secundarias. Sé que esto puede sonar a una estructura empresarial rígida, pero lo cierto es que cualquier tipo de organización, por pequeña que sea, se beneficiará de esta metodología.
Las organizaciones que me han permitido experimentar reuniones serias, efectivas y respetuosas han sido Towakis (Club Bellvitge), Drac Magic (Esplai de Vilanova i la Geltrú) y ACAPIR, todas de naturaleza no gubernamental y sin ánimo de lucro —sus integrantes eran voluntarios e insultantemente jóvenes—. No es una cuestión de formación, sino de voluntad y tradición heredada que precisa de un primer eslabón.
Conclusión: El papel de cada uno en la mejora de las reuniones
Si eres residente y te encuentras en un equipo donde las reuniones no funcionan, no te agobies. Cambiar estas dinámicas es difícil y tiene un coste personal, especialmente para quienes están solo temporalmente —las rotaciones duran entre semanas y algunos meses—. Mi recomendación es que aproveches para analizar y aprender de estas cuestiones. Pero si eres un profesional con estabilidad en el equipo, entonces creo que es parte de nuestra responsabilidad proponer mejoras y abogar por cambios de este estilo.
Las reuniones de equipo bien gestionadas no solo evitan el caos y el sufrimiento innecesario, sino que también nos permiten trabajar de manera más eficaz y respetuosa con nuestros pacientes. Porque, al final del día, el propósito es ese: garantizar la mejor atención posible y crear un entorno de trabajo sano y productivo para todos.
Adjunto un modelo de acta para que se puedan inspirar todos aquellos equipos que no cuentan con este tipo de herramientas.